Dyrektywa w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (2019/1937) nakłada na pracodawców szereg nowych obowiązków, których właściwa realizacja jest kluczem do efektywnie działającego systemu przyjmowania i obsługi zgłoszeń. Dobrze zorganizowany i przemyślany system, właściwie dobrane narzędzia, kompetentny personel jak i przyjęte procedury mają efektywnie wspomóc pracodawcę we właściwej i zgodnej z prawem realizacji zadań.

Co dokładnie pracodawcy muszą przygotować?

Na pracodawcach spełniających kryteria wskazane w Dyrektywnie ciąży obowiązek:

1. Ustanowienia kanałów dokonywania zgłoszeń (zewnętrznych, wewnętrznych);

2. Przyjęcia procedur dokonywania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych;

3. Wyznaczenia osoby zajmującej się przyjmowaniem zgłoszeń.

Czym są kanały przyjmowania zgłoszeń?

To nic innego jak środek pozwalający na sprawną komunikację i wymianę informacji między pracodawcą, w imieniu którego działa wyznaczona osoba lub podmiot oraz Sygnalistą. Istotnym jest, aby zgodnie z Dyrektywą przyjęte kanały zgłoszeń umożliwiały ich dokonanie na piśmie lub ustnie.

Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej oraz na wniosek osoby dokonującej zgłoszenia, za pomocą bezpośredniego spotkania. Do tego celu można wykorzystać dedykowane systemy informatyczne np. system obsługi zgłoszeń Sygnalistów "GWIZDEK" dający możliwość ustanowienia dedykowanej infolinii oraz formularza on-line.

Należy pamiętać o tym, iż kanały przyjmowania zgłoszeń powinny być tak zaprojektowane, aby zapewnić ochronę poufności i tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia oraz uniemożliwiać uzyskanie dostępu do przetwarzanych informacji osobom nieuprawnionym. Właściwie zorganizowany system powinien zapewniać również właściwą ochronę danych osobowych jak i wszelkich przetwarzanych informacji jednocześnie dając gwarancję rozliczalności podejmowanych działań oraz zachowanie integralności i dostępności do danych.

Co powinny zawierać przyjęte przez pracodawcę procedury?

Przyjęte przez pracodawców procedury w postaci regulaminów, instrukcji bądź polityk bezpieczeństwa powinny zawierać informacje na temat:

1. Przyjętych kanałów zgłoszeń;

2. Sposobów przekazywania zgłoszeń;

3. Terminów obligujących pracodawcę do potwierdzenia o przyjęciu zgłoszenia oraz terminów podjęcia działań następczych;

4. Osoby bądź podmiot wyznaczone do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych wraz ze wskazaniem   sposobu komunikacji z tymi osobami.

Ponadto przyjęte dokumenty mogą zawierać informacje na temat:

1. Obowiązków osób funkcyjnych;

2. Zasad i trybu powoływania wewnętrznych komisji;

3. Zasad przetwarzania danych osobowych.

Zakres merytoryczny wprowadzanych dokumentów powinien zostać dostosowany do realnych potrzeb i możliwości każdego pracodawcy.

Kto w imieniu pracodawcy może zajmować się przyjmowaniem zgłoszeń?

Przepisy Dyrektywy w tym zakresie dają duże możliwości wskazując, iż zadania te można realizować w oparciu o wewnętrzne zasoby lub zaangażować osoby bądź podmioty zewnętrzne. Bez względu na to kogo pracodawca wyznaczy bądź z kim podejmie współpracę osoba ta lub podmiot muszą dawać rękojmię zachowania poufności, gwarancje poszanowania niezależności, ochrony danych i zachowania tajemnicy.

Takimi osobami trzecimi mogą być dostawcy platform na potrzeby zgłoszeń, zewnętrzni doradcy, audytorzy, przedstawiciele związków zawodowych lub przedstawiciele pracowników. W każdym przypadku ich funkcja powinna zapewniać brak konfliktu interesów i niezależność.

Szukasz zewnętrznego usługodawcy? Kogoś kto pomoże w organizacji systemu oraz zapewni jego sprawną i profesjonalną obsługę?

Nasi partnerzy są do twojej dyspozycji. Kancelaria Doradcza Partner-System - www.partnersystem.info